3 шага продуктивного совещания. Как проводить и получать результат

Не существует компаний, в которых не проводят совещаний. Если люди работают вместе – они совещаются.

Напомним

Цикл прошлых статей был посвящен разработке инструментов для наведения порядка в компании. Напомним, кратко о чём были статьи:

— Что такое ценный конечный продукт компании. Как он влияет на работу команды, и как его сформировать.

— Как просто и без специализированных программ описать бизнес-процессы компании.

— Как настроить взаимодействие сотрудников внутри бизнес-процессов.

— Когда и какие документы нужны для работы сотрудников: регламенты, инструкции, чек-листы.

— Как правильно делегировать задачи: правила и алгоритм.

Статьи прочитали, инструменты разработали, процессы описали, но не заработало?

О причинах этого рассказывает наша последняя статья. Мы говорили о двух кризисах внедрения и способах их преодоления.

В конце статьи мы предложили один из самых простых способов преодоления этих кризисов: — применять SDCA-цикл и правильно проводить с сотрудниками совещания по этому циклу. Именно на совещаниях мы и остановимся подробнее в этой статье. Сегодня мы разберемся с этим важным инструментом в управлении компании и командой, который поможет внедрить и запустить в работу инструменты систематизации компании.

Типичные проблемы и польза совещаний

Как гласит наш эпиграф в начале статьи: «Не существует компаний, в которых не проводят совещаний. Если люди работают вместе – они совещаются».

Но почему у одной компании совещания есть и они проходят быстро, энергично и продуктивно, а у другой совещания проводятся раз в квартал и они настоящие испытания для сотрудников.

Мы выявили 4-топ проблемы:

1. На совещания просто нет времени. Все, и руководитель в первую очередь, настолько погрязли в рутине и «тушат пожары», что про совместные встречи и не думают. 

2. Совещания очень продолжительны и утомительны. В них нет структуры, регламента и четкой повестки. Обсуждаем все, про что вспомним.

3. Совещания бесполезны, потому что принятые решения и действия не выполняются. Много поговорили, потратили время, а результата нет. Лучше их вообще не проводить.

4. Совещание проводятся как лекции. Монолог руководителя вместо конструктивного диалога, обсуждений и учета мнения каждого члена команды. Иными словами, руководитель раздает поручения, все активно кивают, но никто потом ничего не делает или делает нехотя.

Если решить эти проблемы и проводить совещания правильно, то:

1. Совещания дают драйв и энергию команде. Она будет хотеть делать задачи и добиваться результата

2.  На совещаниях решаются действительно сложные вопросы всей командой, а не в закрытом кабинете.

3.  После «правильного совещания» можно меньше мотивировать, делегировать и контролировать.

4. Совещания развивают компанию и делают ее стабильнее.

Проблемы и выгоды ясны. Перейдем к делу.

Какие совещания «правильные»

Совещание — это тоже бизнес-процесс, в котором есть свои шаги и свой ценный конечный продукт. На входе этого процесса всегда есть задача или проблема, которые нужно решить. Как правило, совещания собираются для того, чтобы обсудить информацию, обменяться разными точками зрения, принять важные для компании решения. То есть ценный конечный продукт любого совещания — это принятое решение по проблеме/задаче, разработанные действия по ним и назначенные ответственные и сроки реализации.

совещание.jpeg

Шаги процесса

В совещании, как в процессе 3 основных шага:

1. Подготовка,

2. Проведение,

3. Реализация действий и решений.

Если как и в любом бизнес-процессе на шагах происходят сбои, то и весь процесс не работает, а значит ценный конечный продукт совещаний не достигается. В каждом шаге должны быть конкретные инструменты для реализации этих шагов. Для каждого шага мы приведем несколько инструментов в качестве примеров.

Важно! Для проведения своих совещаний вы можете придумать свои инструменты и правила.

Итак, Шаг № 1. Подготовка к совещанию

1.   Заранее подготовить повестку совещания. В повестке совещания обязательно обозначить, что нужно подготовить участникам перед совещанием. Так может выглядеть простая повестка

повестка.png

2.   Сообщить всем участникам о планируемом совещании и разослать повестку совещания.

Важно! Сообщить следует лично (устно, через мессенджеры).

3.   Назначить ответственного за подготовку переговорной комнаты и подготовить помещение:

—  Достаточное количество стульев,

—   Флипчарт, бумага, маркеры и стикеры для работы,

—   Подключенное оборудование (проектор/телевизор),

—  Открытая на проекторе/телевизоре готовые документы (если нужны в ходе обсуждения),

—  Вода и стаканы для всех,

—  Снеки (орешки, сухофрукты – если совещание больше 1 часа).

Шаг № 2. Проведение совещания

1.   Начать с приветственного слова на 2 минуты:

— Рассказать о чем будет совещание;

— Что планируется результатом совещания;

— Регламент и правила совещания (продолжительность и формат работы);

2.   После приветственного слова провести check-in

Check-in – это разминка перед началом, которая расслабляет участников и настраивает на работу.

Например, вы можете спросить каждого участника по кругу: «Чем заняты его мысли сейчас?»

Кто-то ответит, что плохо спал, кто-то ответит, что клиент испортил настроение и так далее.

3.   Передать людям ответственность за обсуждение вопроса

— Следить за тем, чтобы высказывался каждый.

— Если кто-то отмалчивается, обращаться персонально к нему и задавать вопрос: «Василий, что ты думаешь по этом поводу?»

— Высказываться, как руководитель последним.

— Не продавливать свою точку зрения – дать возможность людям почувствовать, что их мнение важно.

4.   Создавать протокол прямо на совещании в формате:

ЧТО/КТО/КОГДА

—  Что за задачу надо выполнить;

—  Кто её будет выполнять;

—  Когда он её выполнит;

Он может выглядеть так: 

протокол.png

Шаг № 3. Реализация действий и решений

1.   После окончания совещания назначить администратора протокола (Это может быть любой активный сотрудник, ваш ассистент/секретарь)

2.   Поставить администратору задачи:

— Оцифровать протокол и занести задачи с него в любую систему управления задачами: Wordlist, Todoist, Planfix, Trello. В этих системах могут работать все одновременно, в них можно поставить ответственных и сроки. Если системы нет, то можно создать общий чат по задачам и скидывать протокол туда.

— Контролировать выполнение задач и следить за сроками.

— Напоминать ответственным, если сроки задач подходят к концу.

С шагами процесса совещания мы разобрались. В следующей статье мы расскажем про виды совещаний и их предназначение. Подробнее остановимся на совещаниях, которые помогут внедрить описанные процессы и регламенты в работу сотрудников.


Эвологика работает с микро и малым бизнесом. Это значит, что все статьи и материалы мы пишем для собственников и  руководителей таких компаний. Мы стараемся донести сложные вещи простым языком и не используем профессиональные термины и заумные выражения, потому что предпринимателям некогда разбираться в этом, им важна польза и быстрый результат.

Редактировала Алина Кравец.

Благодарим за заявку

В самое ближайшее время мы с вами свяжемся.