Как не разочароваться в процессе построения бизнес-системы. Часть 1

5 мифов о наведении порядка в бизнесе

Вопрос наведения порядка возникает у собственника бизнеса в тот момент, когда он проходит уровень ремесла и переходит на уровень предпринимательства. Ремесленник производит услугу товар, рекламирует, продвигает и продает сам. Пока клиентов не так много, он отлично справляется, но как только продажи начинают расти, возникает потребность в помощниках — в первом персонале. Раньше он работал по 6-8 часов, теперь работает по 11-12. Новому персоналу нужно объяснять, помогать, исправлять косяки. Объем работы увеличивается как снежный ком. В этот момент предприниматель задумывается о настройке системы и наведении порядка. Он начинает с чтения бизнес-литературы, посещения тренингов, мастер-классов и пробует различные инструменты управления. В книге предлагают описать процессы и регламенты, на мастер-классе заверяют, что оргструктура — вещь, а бизнес-тренер или консультант рекомендует наводить порядок, установив ЦРМ-систему.

Предприниматель пытается сделать сам, экспериментирует, получает первые результаты. Но эффекта нет совсем или он недолговременный. За 7 лет работы с предпринимателями и их запросами мы увидели, что часть предпринимателей руководствуются определенными стереотипами или мифами, когда речь заходит построении бизнес-системы.

В этой статье мы поделимся самыми частыми из них и расскажем, что происходит на самом деле.

Миф № 1. «Напишу должностные инструкции и все заработает»

1.png

Должностная инструкция — первое, что приходит в голову предпринимателю, когда он задумывается о систематизации работы сотрудников. Должностная инструкция — это документ, который требует трудовой кодекс. В нём перечислены функции, которые должен выполнять сотрудник на своей должности. В крупных корпорациях работники подписывают должностную при приёме на работу, которая потом хранится в личном деле в отделе кадров. Собственник малого бизнеса думает, что должностная инструкция — тот инструмент, который поможет навести порядок в работе сотрудников. Сотрудники будут знать, что им нужно делать и больше не будут отвлекать постоянными вопросами. Он пишет инструкцию, а особо занятый предприниматель скачивает с интернета. Затем раздает сотрудникам: «Работайте».

Что на самом деле:

1. В должностной инструкции невозможно описать все функции и задачи сотрудника. Они будут продолжать задавать вопросы и допускать ошибки.

2. Инструкцию неудобно использовать. А если описать всё, то 30-страничный талмуд никто читать не будет. Результат — перевод бумаги и времени. 

3. С ростом компании меняются и функции сотрудников. А значит должностная инструкция быстро устареет.


Миф № 2 «Создам оргструктуру и все будут знать, что делать»

2.png

Оргструктура — это документ, который схематически отражает состав и иерархию подразделений компании. Предприниматель верит, что оргструктура покажет людям зоны их ответственности. И люди будут работать в рамках этой зоны. Каждый будет знать, за что он отвечает, а значит будет выполнять свои функции.

Что на самом деле:

1. В структуре разные элементы взаимодействуют между собой. И если это взаимодействие прописать только схемой, а не через процессы, и другие инструменты управления, то будет решен вопрос КТО, но не КАК.

2. Когда зоны ответственности распределены схематично, но взаимодействие между подразделениями не настроено другими инструментами управления, например бизнес-процессами и стандартами, это может привести к конфликтам между отделами и перекладыванию ответственности друг на друга за недостижение целей компании. Частый пример — «война между отделом кадров и бухгалтерией». Не настроен процесс передачи данных по отработанному сотрудниками времени. Отдел кадров устанавливает свои правила и сроки заполнения табелей, а у бухгалтерии свои сроки расчета зарплаты. Нет правил и договоренностей — конфликт и невыданная вовремя зарплата.

Миф № 3. «Для порядка мне нужны регламенты»

4.png

Еще одна «панацея» от бардака — регламенты и стандарты. Сотрудники знают какие функции выполнять, но допускают ошибки в их реализации. На помощь приходят «те самые» стандарты и регламенты. «Опишем в регламентах, как выполнять работу и они, наконец, станут самостоятельными. — думает предприниматель. Назначает ответственным за эту работу начальников отделов или еще хуже — своего секретаря. Начинается большая работа по описанию «каждого гвоздя» — пошаговые алгоритмы, схемы, инструкции, правила. Создаются огромные и подробные документы по 40-50 страниц.

Что на самом деле

1. Бедный исполнитель тратит время на написание документов, но дальше 5 страницы документа никто не читает.
2. В компании всегда возникают моменты, которые никак не отражены в регламенте. Нужно помнить о законе Мёрфи: «Если что-то может пойти не так, оно точно пойдет не так». И если у сотрудников нет понимания, как поступать в ситуации, для которой не прописан регламент и нет других инструментов для решения, то порядок так и не наведётся.
3. Когда регламенты и стандарты создает руководитель или человек, который не имеет отношения к выполнению функций, возникает еще один риск. Саботаж сотрудников: «Я сам знаю, как надо работать, мне не нужен ваш документ». Они будут продолжать работать по старинке и сопротивляться. Снова «работа в стол» как с должностными инструкциями.



Миф № 4 «Надо срочно внедрить систему автоматизации»

3.png

Предприниматель надеется, что достаточно поставить систему управления процессами, будь то црм-система, 1С или онлайн-бухгалтерия, то компания и сотрудники будут работать без сбоев.

Что на самом деле

1. Проблема в том, что большинство предпринимателей ставят системы, не наведя даже базовый порядок. Автоматизируя хаос, можно получить только автоматизированный хаос. Например, если ваши продажники не заполняли в ручную ежедневные отчеты по продажам, не вели самостоятельно базу клиентов по правилам, то и в црм-системе они будут писать так, как хотят. Бардак перенесется в црм-систему.
2. Еще один риск — разработка программы под себя. Часто исполнители растягивают сроки разработки. А предприниматель все ждёт и думает, что вот-вот сейчас запустим автоматизацию и будет порядок. Программа разрабатывается месяцами или годами, а бардак в компании остается.
Например, на нашей практике был потенциальный клиент, который решил написать модули 1С под свою компанию. Он уверял, что программисты уже заканчивают работу и мы начнём наводить порядок. Результат спустя полгода — модули до конца не разработаны, у предпринимателя больше нет инвестиций на разработку, деньги потрачены впустую, компания осталась на том же уровне.
3. Использовать готовые решения — тоже сомнительный вариант. Они не оптимизированы под вашу компанию. Система неудобна сотрудникам, они продолжают работать по старинке — пишут в блокнотах, а системой пользуются, раз в месяц, когда руководитель проверяет заполнение полей. Как снежный ком накапливаются незанесенные задачи, заявки. 

Миф № 5. «В моем бизнесе нельзя навести порядок»

5.png

Классический стереотип, который складывается у предпринимателя, когда он попробовал несколько подходов, включая 4 верхние. Результата не получил и разочаровался в идее наведения порядка. «У меня сложный бизнес, тут ничего не поможет». — говорили нам наши клиенты в начале проектов.

Что на самом деле:

Порядок можно навести в любом бизнесе. Эвологика работала и с творческими дизайнерами, и с рабочими стройки, и с пекарями, и даже с суровыми бородатыми барберами.


Как не разочароваться?

Окей, Эвологика про мифы рассказали, а что делать, чтобы навести порядок?

Отвечаем: инструменты, которые перечислены в мифах рабочие. Но работают они только тогда, когда мы используем их комплексно и последовательно.

Проведем параллель с пациентом и врачом. У пациента — одышка, плохое самочувствие, высокое давление, лишний вес. Профессиональный врач после диагностики назначает целый комплекс действий для лечения: регулярные физнагрузки, режим дня, диета и таблетки. Пациент принял указания, но решил попить только таблетки от повышенного холестерина или давления. Он продолжает есть фастфуд, не соблюдает режим дня, забыл о спорте. Станет он здоров? Нет. Таблетки уберут симптомы, но не вылечат организм. Потому что нет комплекса. Если пациент будет правильно питаться, заниматься спортом, отдыхать и поддерживать организм не только лечением таблетками, то вероятность выздороветь будет в разы выше. Также и в бизнесе.

Предприниматель не видит комплексной картины и затыкает дыры то одной, то другой «волшебной таблеткой». Мало, что получается. Инструмент не принес результата, зато принес разочарование. Он бросает затею и продолжает работать по старинке. Результат — потеря конкурентоспособности на рынке, нераскрытые резервы компании и команды.

В практике мирового менеджмента используются различные подходы и технологий построения системы. Каждый из них дает свой результат.  Во второй части статьи мы и расскажем про 5 подходов, и какой из них дает лучший результат. Вторая часть выйдет в следующую среду. Подписывайтесь на рассылку наших статей.

Редактировала и вычитывала Алина Кравец.


Благодарим за заявку

В самое ближайшее время мы с вами свяжемся.