Как не разочароваться в процессе построения бизнес-системы. Часть 2

5 подходов в наведении порядка

В первой части статьи мы развеяли мифы, в которые верят предприниматели, когда задумываются о бизнес-системе в своей компании.

Кратко 5 важных выводов из первой части:

—  должностные инструкции решают вопрос какие функции выполнять, но не решают вопрос КАК выполнять.

—  оргструктура, как отдельный инструмент не работает. Вы прописываете иерархию, а правила взаимодействия между отделами нет.

—  внедрение автоматизации в бизнес без базового порядка даст только автоматизированный хаос.

— регламенты и инструкции для каждой функции сотрудников — лишняя трата времени и работа в стол. Никто не читает талмуды и продолжает работать по старинке.

—  в любом бизнесе можно навести порядок, даже в творческом или из коллектива синих воротничков.

И что делать? Как наводить порядок?

Рассказываем во второй части.

Есть 5 базовых подходов, которые используют предприниматели, когда наводят порядок.

Подход № 1. Нанять «фрилансера»

1.png

В чем суть

Занятый предприниматель видит в этом подходе экономию времени и денег. «Найму человека, который проведет интервью с моими сотрудниками, соберёт всю информацию и даст нам готовые процессы и стандарты» - думает он. Приходит человек, за неделю опрашивает ключевых сотрудников, уходит. Через месяц возвращается или ещё проще отправляет по электронной почте огромную папку с документами.

Плюсы

1. На первый взгляд классная идея. Пока компания работает в своем режиме, профессионал всё сделает и не будет отвлекать.

2. Таких предложений на рынке достаточно. А платить как своему секретарю или офис-менеджеру.

Минусы

1. Как правило, специалисты, которые выполняют такую работу не имеют опыта в управлении. Они знают как описывать процессы и создавать управленческих инструменты с лекций в университете или бизнес-литературы. Увы, практика и теория отличаются. За короткие интервью собственника и сотрудников, фрилансер не разберется во всех тонкостях бизнеса: не поймёт и не учтёт корпоративную культуру, стиль управления, сложившиеся годами правила и ценности. Почему? Потому что он не в команде. Он человек со стороны.

2. Часто сотрудники, да и собственники при диагностическом интервью в своих ответах рисуют идеализированную картинку и умалчивают о проблемах и сбоях в работе. Например, когда рассказывают о процессе говорят о том, каким он должен быть, но забывают о том, что происходит сейчас, где есть сбои. А о том, как их устранить и речи быть не может.

3. Еще один недостаток – неоправданные ожидания. Предприниматель ждёт детальный, подробно написанный и оформленный документ/процесс, а ему присылают неоформленный документ «Ворд» на полстраницы. Появляются документы и процессы, которые не отражают реальность, и не облегчают жизнь собственника. Снова наша «любимая работа в стол».


Подход № 2. Запереться в кабинете и сделать самому

2.png

В чем суть

«Окей, найм человека на аутсорсе не лучшая идея, тогда сделаю сам или поручу начальникам отделов. В рабочее время или по вечерам собственник / руководитель запирается в кабинете, открывает ноутбук и рисует процессы, пишет инструкции, стандарты.

Плюсы

1. Никто не знает о компании лучше, чем собственник. И он напишет, создаст, так как надо. Но это плюс с натяжкой.

2. С сотрудниками возраста наших родителей, выросших в Советском союзе и привыкших работать по чётким регламентам и стандартам, такой подход сработает и сработает хорошо. Беспрекословное выполнение гарантировано . Но и это работает не всегда.

Минусы

1. Сотрудники, которые выполняют работу в компании, знают куда больше. Просто их никто не спрашивает. Собственник или руководитель на определенном этапе перестает вникать в детали оперативной работы и из-за этого создает идеальные процессы без учёта мнения сотрудников. В итоге руководитель спускает новые процессы и документы сверху, которые никто опять-таки использовать не будет. Или будет, но под жестким контролем. Особенно это касается сотрудников из поколения миллениалов. По нашему опыту — они не любят работать по чужим или навязанным регламентам.

2. Существенный минус такого подхода в том, что это совершенно невыгодно для компании. Время собственника стоит дороже, чем тратить его на рисование процессов. Время собственника нужно направлять на ключевые переговоры и развитие компании.


Подход № 3. Скопировать у конкурента

3.png

В чем суть

Такие случаи встречаются не редко. Недобросовестные бывшие сотрудники компаний передают конкурентам готовые пакеты документов. А предприниматели этим пользуются. Для некоторых задач такой подход может тоже сработать. Об этом в плюсах.

Плюсы

1. Если взять документы и кропотливо модифицировать под свою компанию с учетом особенностей, то это сработает. Но здесь не имеется в виду просто поменять название компании и город.

2. Такой подход любят использовать в общепитах, берут типовые стандарты, чаще всего технологические карты конкурентов и здорово экономят время на разработку рецептуры. Но есть одно но…

Минусы

1. Это незаконно.

2. Без учёта материальных ресурсов, местоположения, менталитета целевой аудитории, корпоративной культуры, стиля управления скопированные процессы и стандарты рискуют не заработать и принести убыток. Возьмём упомянутый общепит. Для приготовления творожной ватрушки в компании в Москве используют московского поставщика творога, а в Уфе своего местного. Разный творог в одной и той же пропорции и по одной и той же технологической карте даст две разные по консистенции, вкусу и сроку годности ватрушки. И уфимские или наоборот московские невкусные ватрушки будут лежать некупленными до закрытия пекарни. Поэтому в каждой компании должен быть свой человек — технолог, который разрабатывает для своей компании уникальную технологическую карту.

 

Подход № 4. Скачать из интернета

4.png

В чем суть

Этот подход похож на третий, но тут всё намного проще. Открыть вкладку поисковика в браузере, набрать «процессы, регламенты, инструкции», скачать. Чаще всего скачивают из интернета излюбленные должностные инструкции. Вспомните про миф из первой части статьи и поймёте, в чём подвох.

Плюсы

Единственный плюс — экономия времени. Но и этот плюс себя не оправдывает.

Минусы

Аналогичные минусы, что и в третьем подходе. Не учитывается специфика и особенности компании, а значит вряд ли будет работать.

 

Подход № 5. Вовлечь в наведение порядка свою команду

5.png

В чем суть

Как бы пафосно это не звучало, но любой бизнес работает для людей и с людьми. Мы производим и продаём свои товары и услуги людям руками людей. Так почему не поставить во главу всего людей? И руками своей же команды не создавать порядок?

Поэтому главный инструмент систематизации в этом подходе — это ваша команда и её вовлечение.

Одно единственное совещание на 20 минут, на котором вы спросите ваших сотрудников о том, чего им не хватает в работе, и что по их мнению нужно изменить, откроет вам глаза на зоны роста в компании. Никто кроме команды, которая выполняет работу, вам не скажет, что не так.

Плюсы

1. Когда руководитель вовлекает команду, то учитывает, как реально протекают процессы. Если спросить их мнение, они обязательно расскажут, как на самом деле они работают, и почему так быстрее и эффективнее.

2. Все одновременно видят точки оптимизации в процессах и совместно находят решение, которое удовлетворяет каждого члена команды.

3. Когда команда участвует в процессе наведения порядка, она чувствует свою сопричастность к развитию и построению компании. Вещи, которые люди создают своими руками, усилиями и пониманием, используются куда чаще.

4. Экономится время. Вместо одного человека порядок наводят несколько. Вместе или распределяя усилия между собой.

Вопрос о том , как вовлечь команду в наведении порядка заслуживает другой большой статьи. Следите за обновлениями в наших соцсетях.

Минусы

Минусы всё же есть.

1. Этот подход, к сожалению, не «волшебная таблетка». За два-три совещания порядок не навести. Для этого потребуется как минимум полгода. Но если делать постоянно, последовательно, то результаты можно увидеть уже через месяц.

2. Сначала собственнику или руководителю придётся выделять на это время. Лидер должен показывать личный пример.

3. Будут кризисы. Как минимум их будет два. Первый — кризис вовлечения. Команду, с которой до этого работали по-другому или не работали вовсе, в одночасье не вовлечь. Но для этого есть рабочие техники. Второй — кризис внедрения. Когда команда создала процессы, написала стандарты и начала получать первые результаты, вдруг наступает момент, что инструменты перестают работать. У команды возникают мысли: «Мы тут разрабатывали, описывали, почему работает». Совет руководителю: в этот момент вспомнить про цикл регулярного менеджмента — продолжать работу и вовлекать, но уже в формате аудита: вместе находить слабые точки, менять процесс, отказываться от неактуальных стандартов, регламентов, давать больше ответственности и устанавливать промежуточные точки контроля. Главное — совместно и регулярно. Тогда кризис можно преодолеть, и в компании возникает «культура бесконечных улучшений».

Это подход, который использует Эвологика. Команды наших клиентов сами создают порядок, а мы помогаем инструментами. Используем для этого 4 главных:

—  управленческий консалтинг (инструменты управления)

—  фасилитация (инструменты вовлечения)

—  коучинг (корректируем стиль управления собственников и руководителей)

—  дополнительное обучение команды нужным для работы навыкам

Если хотите попробовать пятый подход в деле, то в нашем арсенале есть классный продукт «Порядок в бизнесе». Мы работаем с вами первые 2 месяца. За это время вы увидите, на что способна ваша команда. С нашей помощью она разработает необходимые инструменты (бизнес-процессы, структуру, регламенты) и начнет наводить порядок.

  Эвологика работает с микро и малым бизнесом. Это значит, что все статьи и материалы мы пишем для собственников и  руководителей таких компаний. Мы стараемся донести сложные вещи простым языком и не используем профессиональные термины и заумные выражения, потому что предпринимателям некогда разбираться в этом, им важна польза и быстрый результат.


Редактировала и вычитывала Алина Кравец.


Благодарим за заявку

В самое ближайшее время мы с вами свяжемся.