Организация. Как организовать рабочее пространство для продуктивной работы

Что лежит в основе порядка в управлении любой компанией. 

Правильное выполнение 4 основных функций менеджмента: организация, контроль, планирование, мотивация. Освоив все 4 функции, можно эффективно руководить коллективом любого состава и численности.
Когда наши консультанты помогают клиентам настроить систему и навести порядок в управлении компанией, первый шаг с которого они начинают после диагностики – настройка функции «организация». Один из элементов тонкой настройки этой функции — организация рабочего пространства.
Напомним, рабочее пространство – это рассадка персонала, расположение мебели, документов, аксессуаров, оборудования, расходных материалов и канцелярии в офисном помещении.
Связь между рабочим пространством и настройкой системы не так очевидна. Однако, порядок начинается с малого. Когда на вашем рабочем столе бардак: документы лежат хаотично, перекрывая друг друга, провода от компьютеров, телефонов, принтеров окутывают вас словно паутина, вы точно перепутаете один документ с другим и отдадите клиенту не то, что он просил, или оставите след от чашки кофе на важном договоре.

Посмотрите на свой рабочий стол. Порядок на нём такой же, как на фото?
Всё ли лежит на местах? А теперь посмотрите на рабочие столы и пространство вокруг ваших коллег. У кого-то бардак, а кто-то бегает от одного стола к другому, чтобы распечатать бумажку? Тогда эта статья точно для вас. 


17.png

В этой статье мы дадим пошаговый план действий — как перейти от офисного хаоса к порядку на рабочем месте. Дополнительно вы получите инструмент, который поможет преодолеть сопротивление и поддержать инициативу у всей команды в наведении порядка.

Проверить насколько эффективно организован ваш офис вам поможет чек-лист проверки организации рабочего пространства в офисе. Хороший показатель результата в чек-листе — 80%. А сколько вышло у вас?

Чек-лист проверки организации рабочего пространства

Почему это важно?

Для продуктивной работы нам всегда мало стола, кресла, ПО и компьютера. Мы согласны, можно работать среди бумаг и ненужных вещей на столе. Но насколько это эффективно — вопрос остаётся открытым. Мы предлагаем изучить инструмент повышения качества и эффективности работы.

Практическое руководство по внедрению

Победить офисный хаос и тотальную неразбериху поможет японская система 5S. Ещё в 60-х на заводах Toyota начали применять этот принцип. В том числе, благодаря внедрению 5S, компании Toyota удалось стать номером один на автомобильном рынке.

Что такое 5S

5S — это базовый инструмент организации рабочего пространства, который помогает повысить одновременно продуктивность и комфорт от работы. Для внедрения не требуется много времени и финансовых ресурсов. Это понятная и доступная система, в основе которой лежит здравый смысл.

Название 5S — это 5 японских слов, начинающихся с буквы S. В переводе они означают:

Без заголовка.png

С терминами разобрались, теперь перейдем к пошаговому плану внедрения системы организации рабочего пространства.

Этап 0. Вовлечение команды

3.png

Зачем вовлекать команду, если можно издать приказ и работать по новым правилам сразу. Сотрудники могут принять новые правила и без вовлечения, но только в том случае, если ваш стиль управления – генерал армии. Но как только вы командировке — все забудут про эти правила. Правила по-настоящему приживаются и искренне соблюдаются тогда, когда у вас получится «заразить» команду этой идеей. Сделать это не так просто, но способы существуют. Деловые игры – это один из инструментов вовлечения команды в изменения.

Деловая игра: «Собери фразу» поможет понять вашей команде ценность порядка не только в рабочем пространстве, но в процессах работы.

Как ее проводить:

1. Соберите команду и предложите им составить из распложенных на фото букв фразу “организация рабочего места”

34.png

Засеките время и понаблюдайте за той суматохой и неудобством, которые возникнут у команды при выполнении задания.

2. После выполнения задания спросите участников о том, насколько удобно было собирать фразу из «хаоса» букв и с какими трудностями они столкнулись при выполнении задания.

3. А теперь предложите команде собрать эту же фразу при помощи второго фото и также засеките время выполнения. Не забудьте спросить команду об удобстве и трудностях в этом задании.

35.png

4. И наконец, предложите команде собрать эту же фразу при помощи третьего фото, где все буквы разложены по ячейкам и в алфавитном порядке, и также засеките время выполнения. Не забудьте спросить команду об удобстве и трудностях в этом задании.

36.png

После выполнения всех заданий презентуйте команде результаты замеров времени. И вы заметите интересный эффект - команда сама вам скажет, какое задание было наиболее эффективным. Это простое упражнение проведет команду по пути от хаоса к порядку. Если вы всё сделали правильно, сотрудники начнут осознавать ценность этой идеи. При внедрении системы 5S мы рекомендуем постоянно делать отсылки к этой игре и пробуждать у сотрудников искреннюю заинтересованность во внедрение.

Этап 1. Первая буква «S». Сортировка

Сортировка – чёткое разделение вещей на нужные и ненужные. Обычно сортируют в три группы все, что находится в зоне вашего рабочего места:

1. Группа. Предметы, без которых вы не сможете работать (например, компьютер, мышь, телефон, ручка, блокнот, степлер, папка с документами, 2-3 листа бумаги, принтер, наушники)

38.png

2. Группа. Предметы, которые точно не нужны и их можно выкинуть (например, черновики, неактуальные документы, непишущие ручки, обертки от снеков, пустые емкости, сломанные наушники, коробки от предметов и др.)

39.png

3. Группа. Предметы, которые вы используете редко (например, маркеры, ножницы, скотч, папки ежемесячной отчетности)

40.png

Важно! На этом этапе вы не ищете подходящее место для вещей, а проводите первичную сортировку. Проводите сортировку на отдельной поверхности, разделив на три группы. После распределения предметов в группы безжалостно расставайтесь с предметами из второй группы. Не спишите раскладывать предметы из оставшихся двух групп. Мы вернёмся к ним на следующей букве «S».

Примечание. Сортировать вещи сложно. Кажется, что мы используем все и всегда. Если сомневаетесь к какой группе отнести, поместите предмет в «карантин» на 3 месяца. Если в течение 3 месяцев вы не используете и не вспоминаете про предмет, смело выбрасывайте.

карантин.png

Завершайте этап сортировки письменными ответами на вопросы:

  • · На моем рабочем столе есть все, что необходимо для каждодневной работы?

  • · Сколько бумаги мне нужно?

  • · Мне хватает канцелярских принадлежностей?

Быстрый видимый эффект от сортировки:

  • ·  Визуальная «разгрузка» рабочего места;

  • ·  Снижение проблем с процессом;

  • ·  Улучшение уровня комфорта от работы;

  • ·  Увеличение производительности.

Время на выполнение этапа: 1 - 1,5 часа

Этап 2. Вторая буква «S». Систематизация

Систематизация — организация хранения необходимых вещей для быстрого поиска и использования.

До                                                              После

до.png    после.png

После сортировки и выброса ненужных предметов следуйте процедуре: 

 полка.png
  доки.png
 67.png

Быстрый видимый эффект от внедрения:

Время на выполнение этапа: 1 - 2 часа.

Этап 3. Третья буква «S». Содержание в чистоте

Содержание в чистоте – быстрый порядок без ошибок и потерь.

окно.png
принтер.png

Помните главное:

Видимый эффект от внедрения:

Время на выполнение этапа: 1 час (единоразово)/в рабочем порядке

Этап 4. Четвёртая буква «S». Стандартизация

Стандартизация — обеспечение тотального соблюдения первых трёх шагов.

 картинка.png

Завершайте этап стандартизации письменными ответами на вопросы:

Долгосрочный эффект от внедрения:

Время на выполнение этапа: 1 час

Пятая буква «S». Соблюдение

Соблюдение — привычка точного выполнения установленных правил

соблюдение.png
Эффект от внедрения:
  • - Постоянное поддержание порядка и поиск улучшений.
Время: в рабочем порядке

Результат

Теперь вы знаете, что эти 5, простых в исполнении этапа, не займут у нас много времени и финансов. Взамен, вы получаете комфортную атмосферу в офисе и почву для продуктивной работы.

Продуктивность в «5S» достигается благодаря: 

17.png   18.png

Порядок «на столе», порядок в голове!

В статье вы познакомились только с одним инструментом из огромного арсенала управленческих решений. Мы с радостью готовы помочь освоить и остальные инструменты: планирования, организации, мотивации и контроля. У нашей компании опыт 7 лет успешного внедрения технологий, вовлечения команд и эволюционного развития бизнеса.

Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы не пропускать новые интересные статьи.

Бари Валиахмедов


Благодарим за заявку

В самое ближайшее время мы с вами свяжемся.