Почему сотрудники не выполняют задачи. 4 шага эффективного делегирования

 

Что такое делегирование

«Я ставлю задачу — сотрудник не выполняет ее вовремя.

Я ставлю задачу —  сотрудники забывают о ней и не делают, пока я не проконтролирую

Я ставлю задачу — сотрудник делает так, что лучше всё переделать самому». — так сетуют некоторые предприниматели, когда речь заходит об эффективности команды.

Такие проблемы означают, прежде всего, то, что в компании не налажен процесс делегирования. Обратимся к классическому определению делегирования.

Делегирование — это процесс передачи части задач руководителем сотрудникам для достижения конкретных целей организации. Определение этого понятия подсказывает нам, что делегирование — это процесс, у которого так же как и у остальных бизнес-процессов компании есть конкретные шаги и результаты.

В этой статье мы расскажем о том, как настроить процесс делегирования в любом микро, малом и даже среднем бизнесе. Но сначала разберёмся с разницей между бизнес-процессами и делегированием. Очень часто руководители начинают делегировать сотрудникам работу, которую они и так должны выполнять всегда. 

Бизнес-процессы vs делегирование

Бизнес-процесс — последовательность действий, которые регулярно повторяются и приводят к результату, который индивидуален для каждого вида деятельности. Это может быть основной бизнес-процесс оказания услуги/производства товара или вспомогательные бизнес-процессы: бизнес-процесс маркетинга, бизнес-процесс отбора персонала, бизнес-процесс логистики или закупа товара. Все эти бизнес-процессы (если они есть в компании) должны быть описаны, стандартизированы и выполняться без участия руководителя. Исполнители шагов на бизнес-процессах не нуждаются в делегировании задач, которые они и так должны выполнять по бизнес-процессу.

А если руководитель продолжает делегировать повторяющиеся задачи по бизнес-процессу, то он развивает в своей компании микроменеджмент. Микроменеджмент — это участие и контроль руководителя в работе каждого процесса. Согласитесь, о какой системе может идти речь с микроменеджментом.

Приведём утрированный, но наглядный пример делегирования повторяющейся работы.

Клиент подал заявку на сайте — продавец продал товар — юрист составил договор и подписал у клиента — бухгалтер выставил счет — клиент оплатил — курьер доставил товар и подписал акты.

Руководитель:

Продавцу говорит, как продавать или ещё хуже продает за него.

Юристу каждый раз сбрасывает типовой договор и говорит к какому сроку нужно составить договор.

Бухгалтеру каждый раз говорит выставить счет.

А курьеру отправляет данные, куда доставить товар.

Это пример настоящего микроменджмента. Как это негрустно, но часто реальный.

123.png

Читайте нашу предыдущую статью про это.

Вернёмся к делегированию. Делегировать нужно любую дополнительную работу,  которая не является частью процессов,  а включает новые действия и задачи, которые раньше в компании не выполнялись.

Пример:

Собственнику мебельной мастерской пришел запрос из администрации города прислать буклеты с перечнем детских кроваток для государственных детсадов. Он обращается к своему дизайнеру рекламных материалов и просит исполнить запрос в течение 3 дней. Это новая задача для дизайнера, которую он в своей работе еще не выполнял. Вот её руководитель может спокойно делегировать. А как правильно делегировать, чтобы собственник получил для администрации нужные буклеты и в срок. Сейчас расскажем.

4 шага эффективного делегирования

В делегировании всегда есть две стороны: постановщик и приемщик задачи. Именно эти два товарища участвуют в процессе делегирования.

2 товариа.png

В процессе делегирования, как правило, 4 шага. Но чаще всего предприниматели, ограничиваются одним шагом. Я поставил задачу, значит её надо выполнить. Какой ещё процесс. Именно поэтому возникают и проблемы, которые мы описали в начале статьи. Итак, как сделать так, чтобы задачи выполнялись.

Шаг 1. Постановка задачи

постановка.png

Кажется, что поставить задачу не составляет труда. Но не все так просто. От постановщика задачи очень многое зависит. Часто постановщики задач совершают ошибки, которые потом влияют на результат. Вот некоторые из них:

— выбирают для выполнения задачи исполнителя, будучи не уверенным в его компетенциях;

— забывают озвучить сроки;

— а самое главное не ставят задачу по «SMАRT». Задача должна быть конкретная, измеримая, достижимая и с поставленными сроками.

Шаг 2. Приёмка задачи

делегирование.png

На втором шаге в игру вступает приёмщик задачи. Ответственный за выполнение задачи и получение результата.

От того, как приёмщик понял задачу тоже многое зависит. И на шаге приёмки задачи допускается много ошибок.

Например,

— приёмщик нигде не зафиксировал задачу, а значит может забыть детали или вообще забыть выполнить.

— не согласен со сроками и промолчал.

— неправильно оценил рабочую загрузку и взял задачу в работу.

Но самая главная ошибка, на наш взгляд, — это неправильное понимание задачи. Видение процесса и результата у постановщика и приёмщика всегда отличается. И если приёмщик не удостоверился и не подтвердил у постановщика  понимание задачи, то результат будет не таким, каким ожидал постановщик.

345.png

Шаг 3. Выполнение задачи и промежуточный контроль

выполнение.png

На третьем шаге исполнитель выполняет задачу. Частая ошибка этого шага — отсутствие промежуточного контроля. Исполнитель выполняет задачу со всей ответственностью и серьезностью, вкладывает ресурсы: время, знания, компетенции. Но даже с правильным понимаем задачи результат может не оправдать ожидания постановщика.

Мы советуем:

Если задача выполняется в течение 1-2 дней, установите 1 промежуточную точку контроля.

Если задача выполняется 5-7 дней — 2 точки контроля.

Если больше недели — 3 точки и так далее.

Так исполнитель получит своевременную обратную связь от постановщика и устранит замечания до наступления срока сдачи результата.

Ещё одна ошибка на этом этапе — это не сохранять результаты всех версий работы в «книжечку». Книжечка — документ, папка, сервер, любое хранилище. Ведь есть вероятность, что постановщик захочет вернуться назад и принять предыдущий результат. Не сохранены предыдущие версии — придётся воспроизводить всё заново. А значит сроки растягиваются.

Шаг 4. Итоговый контроль и прием результата

4 шаг.png

Последний, но не менее важный шаг в процессе делегирования. На этом шаге приёмщик задачи приносит результат, постановщик проверяет и принимает результаты.

Этот шаг, как ни странно часто забывается.

— Руководитель ставит задачу подчиненному, а сам о ней забывает.

— Задача может стать неактуальной, а руководитель забывает сообщить об этом приёмщику.

У приёмщика возникают мысли: «Зачем мне стараться выполнять задачи, если их никто не проверяет».

Как не допускать ошибок на шагах

Создавайте для каждого шага правила. Важно, чтобы руководитель создал эти правила не один, закрывшись в кабинете, а вместе с командой. Мы создали такие правила для своей команды и работали над этим вопросом с нашими клиентами.

Посмотрите примеры. Первый пример нашей компании, второй нашего клиента.

правила Эвологика.png  правила пмб1.png

Для детального изучения вопроса создания правил по постановке и выполнению задач Эвологика рекомендует к прочтению полезную книгу Павла Безручко «Практика регулярного менеджмента».

45019250-pavel-bezruchko-praktiki-regulyarnogo-menedzhmenta.jpg

Обложка книги «Практики регулярного менеджмента».

Простой совет «Бери и делай» от Эвологики

1. Соберите свою ключевую команду. Если вы маленькая компания из 5-7 человек, собирайтесь все. Если вас больше 10-15, то соберитесь не больше 10 человек.

2. Сначала сообщите им, что вы как собственник, хотите сделать вашу компанию лучше и настроить эффективные коммуникации.

Важно! Никаких приказов и давления.

3. Расскажите им про процесс делегирования. Для помощи возьмите теорию из этой статьи.

4. Разделите команду на группы. (Каждой группе дайте по одному шагу. Если вас мало, то по два шага).

5. Каждой группе дайте задание наштурмить  и записать все возможные ошибки, которые ваша команда, включая вас как руководителя, допускаете в процессе делегирования задач.

Подсказки для руководителя:

Какие ошибки мы допускаем на каждом шаге?

Меня и всех руководителей МОЖНО И НУЖНО критиковать.

Запишем на лист бумаги.

Я выскажусь последним…

Можно отразить ошибки в таком формате:

Снимок экрана 2020-04-09 в 14.03.45.png

6. После того, как все ошибки на шагах зафиксированы, попросите команду в этих же группах записать напротив каждой ошибки список действий и правил, которые предупредят и не допустят ошибку.

Снимок экрана 2020-04-09 в 14.04.04.png

7. В конце назначьте ответственного, который соберет все правила в один стандарт.

8. Распечатайте эти правила и повесьте на видное место.

Главное — соблюдайте эти правила. Ведь вы их создали совместно.

789.png

Эвологика работает с микро и малым бизнесом. Это значит, что все статьи и материалы мы пишем для собственников и  руководителей таких компаний. Мы стараемся донести сложные вещи простым языком и не используем профессиональные термины и заумные выражения, потому что предпринимателям некогда разбираться в этом, им важна польза и быстрый результат.


Редактировала Алина Кравец.

Благодарим за заявку

В самое ближайшее время мы с вами свяжемся.