Система совещаний. Какие совещания надо проводить в компании

Как проводить совещания вы уже знаете, если прочитали нашу предыдущую статью.

Но мы

Без имени-3.png

Мы привыкли проводить совещания, на которых обсуждаются оперативные и срочные задачи. Мы так и называем такой тип совещаний - оперативки. Но на самом деле существует еще как минимум 3 вида совещаний, у которых своя цель и польза.

Когда и на каких встречах заниматься процессами, стратегией, проектами, идеологией?

Вот на каких.

Без заголовка.jpg

Так выглядит система совещаний, которую использует наша компания в своей работе и работе с нашими клиентами.

Итак, начнем с 1-го простого типа. «Оперативные совещания»

1.png

Их цель, как мы уже говорили, – обсуждение и решение оперативных вопросов и задач.

Например, такая «оперативка» обычно проводится по понедельникам, где сотрудники обозначают свои текущие задачи на день, неделю, просят помощи или обратной связи у руководителя, коллег или совместного обсуждения.

Периодичность таких совещаний — обычно 1-2 раза в неделю. Эвологика проводит оперативки в понедельник и четверг. В понедельник мы обсуждаем и обозначаем планы и новые задачи на неделю. А в четверг подводим итоги недели. Тогда остается еще один день — пятница, чтобы исправить или докончить задачи после обратной связи коллег на совещании. 

2-ой тип «Системное совещание»

3.png

Это тот самый тип совещания, на котором уделяется внимание построению бизнес-системы: процессы, регламенты, инструкции, структура, мотивация и так далее.

У этого вида совещания если подвиды:

— системное совещание разработки. На них описываются процессы, структура, и составляется перечень необходимых инструментов для работы.

Периодичность таких совещаний — 1-2 раза в месяц.

Продолжительность — не больше 1,5 часов. Если не успеваете, дробите задачи.

— внедренческое совещание. То самое совещание, которое помогает преодолеть кризисы и внедрить разработанные на системном совещании инструменты. К этому подтипу совещания мы вернёмся позднее и разберём его детально.

Периодичность внедренческих совещаний – еженедельно. Их можно проводить сразу после оперативок.

3-ий тип «Стратегическое совещание»

2.png

На этих совещаниях ваша команда думает о стратегии развития: какие цели и планы у компании на ближайшее будущее. Такие совещания мы еще называем стратегическими сессиями.

Например, недавно мы проводили стратегическое совещание у компании, занимающейся продажей продукции через маркетплейс. Они проводили большое стратегическое совещание и составили стратегию развития на 2020 год с учетом мировых тенденций. 

Стратегические совещание не нужно проводить часто. Желательно раз в полгода или год. Продолжительность совещаний (сессий) обычно от 1 до 3 дней. Такие совещания полезно проводить вне стен офиса и совмещать с корпоративным выездом. Например, на базу отдыха.

4-ый тип «Идеологическое совещание»

4.png

Важный для команды вид совещания. В компании обязательно должна быть миссия и ценности. В миссию и ценности команда должна верить и добиваться результатов в работе, опираясь именно на них. Поэтому создавать их необходимо совместно. Идеологические совещания предназначены именно для этого.

Периодичность проведения идеологических совещаний, как правило 1-2 раза в 3-4 года. Частая корректировка миссии и ценностей компании может вызвать у команды недоверие.

 12.png

Внедренческие совещания

Ну, наконец, к внедренческим. Итак, внедренческие совещания — это подвид системных совещаний, которые отвечают за внедрение и использование командой разработанных процессов и инструментов.

Как их проводить

Следуйте шагам процесса, о котором мы рассказали в прошлой статье. Но сценарий самого совещания следующий:

1. Возьмите один разработанный инструмент и задайте команде серию вопросов:

— Используется ли стандарт/процесс?

— Какие позитивные изменения от его использования?»

— Если нет, то почему не используется?

— Что нужно сделать, чтобы он заработал?

2. Участники совещания дают ответы и вместе обсуждают корректировки или актуальность использования стандарта/процесса.

3. Все принятые решения обязательно фиксируются в протоколе совещания.

4. Назначается ответственный, кто внесёт изменения в стандарт и донесёт до остальных сотрудников.

Такая работа проводится еженедельно, пока мы не убедимся, что инструмент работает. Пока инструмент придёт к рабочей версии, возможно, потребуется до 5 корректировок. Это нормально, вас не должно пугать такое количество итераций.

А ещё внедренческий блок можно проводить в формате аттестации сотрудников на знание стандартов. Это могут быть короткие проверочные кейсы, опросы или задачи. Важно убедиться, что сотрудник понимает стандарт или процесс.

 Дополнительные рекомендации по внедренческому совещанию:

— продолжительность — не более 20-30 мин;

— обязательно выделить модератора, кто работает с командой. У наших клиентов эту функцию первоначально выполняет наш эксперт, затем передаём эту функцию сотруднику заказчика;

 — фиксировать все принятые решения в протоколе (это обязательно!) и проверять протокол на следующем совещании.

 

Эвологика работает с микро и малым бизнесом. Это значит, что все статьи и материалы мы пишем для собственников и  руководителей таких компаний. Мы стараемся донести сложные вещи простым языком и не используем профессиональные термины и заумные выражения, потому что предпринимателям некогда разбираться в этом, им важна польза и быстрый результат.

Редактировала Алина Кравец.

Благодарим за заявку

В самое ближайшее время мы с вами свяжемся.