Как за 7 шагов решить вопрос с подбором персонала без кадровых агентств

О чем говорят наши клиенты.

- Не хватает квалифицированных кадров
- Новички обучаются тяжело и долго. Прощаться с ними тяжелее, чем нанимать.  А некоторые становятся “обузой” для компании.
- Услуги кадровых агентств с одной стороны - недешевые, а с другой стороны не гарантируют, что нанятый человек отработает хотя бы год.

Что делать. Создавайте HR-воронку. 

0001.jpg

Со словом «воронка» в бизнесе ассоциируется маркетинг и продажи. Однако, эта метафора применима и в HR-сфере. Почему?

Отвечаем. В отношениях «Компания – сотрудник» работает тот же цикл, что в маркетинге, и продажах. Компания, привлекая кандидатов, «продает» им бренд, репутацию, условия труда и карьерный рост, а сотрудник выбирает место для работы среди нескольких предложений.  

HR-воронка - это настроенный внутренний бизнес-процесс компании, который обеспечивает привлечение, отбор кандидатов без помощи кадровых агентств, а также грамотную адаптацию новичков в компании.

Важно! Если у вас есть HR-служба, то настройкой HR-воронки занимается эта служба. Но мы рекомендуем предпринимателю в начале самому вникнуть в этот процесс.

Для того, чтобы создать воронку, необходимо

1. Составить профиль должности;

2. Выбрать и утвердить каналы привлечения кандидатов;

3. Написать продающий текст вакансии;

4. Назначить ответственного за мониторинг откликов;

5. Разработать сценарий группового собеседования;

6. Разработать процесс адаптации новых сотрудников.

7. Отслеживать показатели эффективности каждого этапа воронки и улучшать отдельные этапы.

Всего семь последовательно выполненных шагов позволят запустить HR-воронку для любой должности.

Разберемся подробнее.

Составление профиля должности

Первое с чего необходимо начать – это определиться, кто конкретно подойдет на вакантную должность. Инструмент, который в этом поможет – профиль должности. Профиль должности – это документ, в котором по смысловым блокам излагаются необходимые качества «идеального» кандидата. Почему мы взяли слово «идеальный» в кавычки? Все просто! Идеальных людей не бывает. Но есть набор качеств сотрудника, который позволяет выполнять должностные обязанности на вакантной должности так, чтобы приносить результат компании.

В профиле должности учитываются:

1. Общая информация. Блок включает в себя сведения о сотруднике, такие как пол, возраст, образование. Важно помнить, что даже общие данные должны подходить под компанию. Распишите их.  Например, вы ищете Бухгалтера-калькулятора.  В поле «Образование» не пишите просто высшее. Важны детали: высшее экономическое, специальность «Бухгалтерский учет»

2. Личные качества и навыки.  В блок входят те личные качества кандидата, которые подходят под ценности и требования компании: характер, особенности поведения, мышление, мировоззрение. Например, в компании не принято опаздывать и срывать сроки. Значит важное личное качество кандидата – пунктуальность и ответственность или компания работает в продажах, а значит важна коммуникабельность. Но не просто коммуникабельность, а умение разговаривать с незнакомыми людьми по телефону и не теряться, так как предстоит обрабатывать большое количество входящих звонков.

3. Профессиональные навыки. Здесь отражаются компетенции и навыки, которые необходимы сотруднику для выполнения должностных функций и для достижения результата продукта должности. Например, знание программ бизнес-моделирования, опыт в ведении проектной документации и т.д).

Идею вы поняли. Чем точнее, тем лучше.

Важно! Не путайте должностную инструкцию и профиль должности. В должностной инструкции прописаны только профессиональные обязанности и функции. Профиль должности же учитывает качества, которые позволят вам и новому сотруднику жить и работать «на одной волне». Каким бы профессионалом не был сотрудник, он не сможет работать в компании, если не соблюдает ваши правила и ценности.

 А теперь о процедуре создания профиля должности:

1. Не составляйте профиль в кабинете «наедине с собой».

2. Соберите рабочую группу из числа сотрудников, напрямую взаимодействующих с вакантной должностью.

3. Проведите мозговой штурм и составьте профиль должности вместе.

4. Корректируйте профиль по мере развития компании. Некоторые качества станут не нужны с течением времени, а другие станут актуальными.

Безымянный-4.jpeg

Выбор и утверждение каналов привлечения кандидатов

Параллельно с составлением профиля должности вместе с рабочей группой определитесь с каналами привлечения кандидатов. Этот вопрос не менее важен, поскольку каждой вакансии подходит свой канал привлечения.

Рекомендации ниже помогут вам привлечь максимальное количество кандидатов на входе воронки:

1. Используйте одновременно несколько каналов. Кроме классических каналов, типа HeadHunter и SuperJob, подключайте иные способы, подходящие именно вам. Например, пекарей и грузчиков на таких порталах вы не найдете. Но найдете их через объявления в газетах или расклеив объявления в подъездах. Помните также о том, что кандидаты могут изучать ваш сайт, паблики, личные страницы сотрудников компании.

2. Объявления должны быть всегда активными и на верхних строчках поиска. Нет смысла пытаться разработать процесс отбора кандидатов, если ваше объявление не видят, и оно теряется среди других. Поэтому если, вы размещаете свои вакансии на таких порталах, как «HeadHunter», то купите платное размещение на месяц.

3. Проводите регулярный анализ каналов привлечения кандидатов и учитывайте тенденции рынка вакансий.

Продающий текст вакансии

Профиль должности составили, каналы привлечения утвердили. Что дальше.

Текст вакансии. То, благодаря чему вас «купят» те, кто вам нужен.

 Подача объявленияо вакансии без HR-воронки о вакансии занимает две минуты.

«А чего выдумывать велосипед, - думает предприниматель - находишь похожее объявление в интернете, «копировать – вставить», поменял название компании, сумму заработной платы и готово».

Не работает. Читаете эту статью, значит уже столкнулись с тем, что кандидатов приходит мало или «совсем не те».

Если цель выбора каналов привлечения кандидатов - максимальный охват, то цель текста вакансии - привлечь внимание и заинтересовать кандидата.  После прочтения текста вакансии у кандидата должно возникнуть жгучее желание оставить отклик и услышать заветное «Приглашаем вас на собеседование». При этом помните о том, что кроме вашей вакансии, кандидат будет читать предложения о работе других компаний.

Профиль должности – главный помощник в составлении текста вакансии. В профиле там отражена необходимая для текста информация. Но помимо профиля рекомендуем также воспользоваться следующей структурой текста вакансии:

1. Название должности

Называйте должность так, чтобы она отражала действительные функции и результат работы сотрудника. А еще так, чтобы выделялась из массы похожих. Придумать название должности поможет та же рабочая группа, что помогала составить профиль должности.

Например, менеджер по продажам – это скучно. А вот менеджер клиентского счастья – интересно!

2. Информация о компании

В этом блоке расскажите о компании:

Сфера деятельности, территория работы, достижения, клиенты, цифры и т. д. Покажите «товар лицом» - заинтересуйте кандидата «с порога».

Но главное - это указать конкретную причину открытия вакансии. Например: “Заявок клиентов так много, что мы перестали успевать их обрабатывать, поэтому ищем…”

3. Кого ищем и результат работы – продукт должности

Здесь - текст о том, какой результат для компании приносит должность.

Например, "Задача этой должности – это привлеченный в компанию клиент. Мы предоставим полный перечень каналов привлечения и …»

4. Ожидания от будущего сотрудника

- Какие профессиональные навыки и компетенции вам нужны от кандидата, чтобы достичь продукта должности?

- Перечень ежедневных должностных обязанностей.

5. Личные и качества

В этом блоке не пишите штампами. Например, коммуникабельность, стрессоустойчивость, пунктуальность. Заменяйте их на конкретные качества. Те, что есть в профиле должности.

Пример: “Коммуникабельный – умеет быстро устанавливать контакт, умеет убеждать и не боится доносить свою точку зрения, грамотная речь и может публично выступать”

6. Что мы предлагаем 

Укажите «плюшки»: Трудоустройство и соцпакет, график работы, рабочее место и бонусы.

7. Призыв к действию

Здесь обязательно напишите предложение, которое побудит читателя откликнуться на вашу вакансию.

Например:  «Для получения приглашения на собеседование выполните тестовое задание или ответьте на следующие вопросы…»

Пример текста вакансии нашего клиента 

ТЕКСТ вакансии.jpeg

Текст вакансии написали рабочая группа утвердила. Публикуйте.

Мониторинг откликов

После публикации текста вакансии назначьте вместе с рабочей группой ответственного за отслеживание откликов и приглашение кандидатов на собеседование:

- определите одного человека (помощник руководителя, сотрудник отдела кадров);

- разработайте скрипт звонка для обработки откликов и приглашения на собеседование;

- разработайте способ и форму отчетности. Вам предстоит в будущем анализировать статистику этапов «воронки»

- проводите системные совещания по воронке. Этот пункт не менее важен, чем предыдущие. Если не вносить коррективы, воронка может не заработать. По опыту нашей компании 80% предпринимателей после публикации текста вакансии считают, что все сделано, остается ждать откликов. Но что делать, если откликов нет.

         Несколько решений по корректировке воронки:

         1. Пересмотрите профиль должности. Возможно, вы завысили требования к кандидату.

         2. Протестируйте новые каналы привлечения для увеличения охвата.

         3. Улучшайте текст вакансии, если он не приносит результата.

Цикл регулярного менеджмента в действии.

Сценарий группового собеседования

«...Сначала было неловко и непонятно, почему в этом кабинете столько человек. Неужели придётся сидеть в очереди и ждать, пока поговорят с каждым. Раздали анкеты, странные вопросы, на один долго не мог ответить: «Почему Вы хотите работать именно у нас?» Через несколько минут в аудиторию вошёл парень и весело завёл разговор. Теперь ясно, это конкурсный отбор, похоже компания интересная» - обратная связь кандидата в нашу компанию.

Итак, отклики проанализировали. Рабочая группа выбрала кандидатов. Кандидаты приглашены на групповое собеседование. Мы обожаем групповые собеседования.

Важно! На таком собеседовании должно быть не менее 7-9 кандидатов. Поэтому приглашайте 15-20. Из них, как правило, приходит половина.

Часто нас спрашивают: «Почему групповое? А как же индивидуальное?»

Давайте разберемся в этом вопросе.

Плюсы группового собеседования:

 - Такое собеседование проводится с использованием деловых игр и бизнес-задач. Поэтому главное преимущество - это возможность посмотреть, на что способен кандидат на практике, а не на словах. К тому же демонстрировать способности приходится в условиях конкуренции. Кандидаты стараются проявить таланты и доказать, что подходят на должность.

- Помимо деловых игр, групповое собеседование включает элементы самопрезентации, личную беседу, тестовые задания, которые позволят определить работодателю лучшего из группы.

- На групповом собеседовании участвуют наблюдатели, которые оценивают кандидатов по заранее запланированным чек-листам, обращая внимание на поведение, речь, ответы, коммуникации и так далее. В сравнении выделяются фавориты, а благодаря многоэтапности, объективность оценки не поддаётся сомнению.

Важный элемент в проведении группового собеседования - сценарий. Хороший сценарий разрабатывается на основе профиля должности (первый шаг). Зная требования к кандидату, вы подберете задания для их проверки. Для каждой должности они будут свои.

Мероприятие важно спланировать и подготовиться. Ведущий собеседования подготовил и выучил наизусть текст и задания, а также распечатал анкеты и другие раздаточные материалы.

Вот один из примеров сценария. Групповое собеседование проходит в 5 этапов:

1. Вступительная речь. Представление компании и руководства.

2. Знакомство с кандидатами. 3 мин каждому кандидату чтобы представить себя перед группой.

3. Деловая игра. Например, в нашей компании мы делим участников на три группы и раздаем бизнес-кейс для решения в группах. Завершается этап это тремя презентациями.

4. Первый отсев неподходящих кандидатов. Наблюдатели уже сами понимают, кто не подходит.

5. Индивидуальная беседа с лучшими.

Для наблюдателей подготовьте таблицу оценки на основе профиля должности. Каждая деловая игра и этап собеседования обеспечивают проявление кандидатами качеств и навыков. Задача наблюдателей - оценивать соответствие кандидатов критериям и требованиям должности.

С групповым собеседованием понятно, но остается вопрос о том, когда же проводить индивидуальные собеседования и в каких случаях групповое собеседование может дать негативный результат.

Проводите индивидуальные собеседования с должностями редкой профессии, в которых количество кандидатов ограничено. Кроме того, не стоит организовывать групповые собеседования для таких профильных должностей как ТОП-менеджеры, юристы, программисты и так далее.

IMG_5522.jpeg

Адаптация новичков

Собеседование провели. Лучшему кандидату сделали предложение.

Остается главный вопрос – как сделать так, чтобы новичок очень быстро освоился и начал проявлять себя на работе? Каким образом организовать испытательный срок?

Прежде чем перейти к ответу, расскажем о некоторых причинах неэффективной адаптации:

- новичок приходит в первый день и сидит без работы, потому что руководитель занят, в командировке или тушит пожары.

 - новичка загружают огромным объемом работы. Он не знает, как это все делать и когда все успеть. Знакомо?

Решается эта проблема грамотно разработанной системой адаптации новичков.

Адаптация - это:

-      завершающий, но самый важный этап HR-воронки.

-      разработанная именно для вашей компании система обучения новичков.

-      позволяет поэтапно и постепенно погружать новичков в работу.

-      рассчитана на две-три недели. Именно такой срок позволит выявить потенциал нового сотрудника.

Например, в нашей компании адаптация делится на следующие этапы:

1. Пробный день.

На пробный день приглашаются кандидаты, прошедшие собеседование. Задача этапа проверить в деле кандидата, прежде чем приглашать на обучение и инвестировать в него ресурсы.

Для этого мы даем поручение новичку, в котором он продемонстрирует способности, но не навредит клиентам и бизнесу. Проводим инструктаж и определяем время на работу.

После пробного дня вновь проводим интервью кандидата, для принятия решения о найме на работу.

2. Четырехдневный образовательный интенсив.

Новички знакомятся с компанией: миссия, ценности, продукты и услуги, ввод в должность. Выполнение первых практических заданий по продуктам и услугам компании.

Это ещё один этап отсева, поскольку мы определяем: ответственность, усидчивость новичка. На этом этапе новички сдают промежуточные тесты на усвоение материала.

3. Двухнедельное обучение с практическими заданиями - лёгкие задачи из реальных проектов.

На этом этапе новички работают с базой инструментов компании (стандарты, методики, книги, тренинги, видеоматериалы) и со специально разработанной рабочей тетрадью /книгой новичка и сдают финальное тестирование. Если новичок сдал тестирование успешно, то переходит на должность стажера-аналитика.

4. Переход на практическую работу и продолжение обучения по индивидуальному плану развития (ИПР). Через 1.5 месяца подведение итогов испытательного срока.

В вашей компании система адаптации может быть не столь сложной и длительной. Однако, важный постулат - адаптация должна быть в каждой компании в обязательном порядке. Новички будут четко знать свои обязанности, использовать все ваши инструменты и понимать в какой компании они будут работать.

Цикл регулярного менеджмента в действии

Итак, вы прошли шаги по созданию HR-воронки. Цель достигнута – кандидат подобран, и теперь в качестве сотрудника успешно адаптируется.

А если нет? Ответ приходит сам собой. На каком-то этапе произошел сбой.

Например,

Кандидата подобрали, он хорошо выполняет свои профессиональные обязанности, но коллектив его не принимает. В чем дело? Дело в том, что на этапе создания профиля должности не были учтены ценности компании и атмосфера в коллективе.

Или другой пример.

Кандидата подобра, он подходит по всем критериям профиля должности, но неправильно выполняет поручения и не справляется с нагрузкой. Здесь причина сбоя – ошибки в системе адаптации и неверный план индивидуального развития.

Как исправить?

Применяйте цикл регулярного менеджмента. Отслеживайте показатели эффективности на каждом этапе и своевременно вносить улучшения.

Шаблон системы адаптации

адаптация.jpegада1.jpg

Резюме

В статье мы рассмотрели этапы создания HR-воронки. Пройдя процедуру, не упуская ни один из шагов, вы создадите свою HR-воронку, а значит сможете нанимать персонал сами. Без кадровых агентств. 

Но, HR-воронка – это не все, что необходимо предпринимателю для работы с персоналом. Важно уметь управлять персоналом, а значит выполнять 4 функции эффективного менеджера.

О них наши эксперты расскажут в следующих статьях. Подписывайтесь на наш портал и следите за новостями в наших соцсетях.

Альберт Гарифуллин

 

 

Благодарим за заявку

В самое ближайшее время мы с вами свяжемся.