Оставьте свои данные,
и мы свяжемся с вами в ближайшее время!
Нажимая кнопку "ОТПРАВИТЬ", вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности
Подпишитесь на нашу рассылку
Обещаем не спамить, а присылать только полезные статьи и важную информацию!
Нажимая кнопку "ОТПРАВИТЬ", вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Автоматизация делегирования

Как сохранить своё время, деньги и добиться результата
В попытке отладить и автоматизировать процесс делегирования руководители часто ищут «волшебную таблетку». Популярную систему, программу или инструкцию, которая освободит от рутины и сделает всё за них.

Но желание упростить себе жизнь оборачивается только большими проблемами.

Настройка программ занимает время, а часто вообще требует найма отдельного специалиста. Сотрудники игнорируют инструкции и всеми силами противятся внедрению новых порядков. Руководители забывают поддерживать порядок в автоматизированных системах.

Время и деньги потрачены зря, а ситуация стала только хуже.
Делегирование — многоступенчатый процесс, который невозможно заставить работать без понимания основ и 4 ключевых этапов. Об этом мы подробно говорили в прошлой статье.

Поэтому сегодня мы хотим продолжить тему делегирования и по полочкам разобрать популярные «быстрые решения», к которым обращается большинство предпринимателей.
2 пути делегирования.

Чтобы решить проблему, все руководители идут одним из двух путей — техническим или логическим.

Логический путь.

Руководитель стремится найти теоретический инструмент, который имеет логическую основу. Это набор правил и инструкций, что регламентирует процесс делегирования.

Рассмотрим несколько из них на примере.

Постановка задач по технологии SMART (Specific — конкретный, Measurable — измеримый, Achievable — достижимый, Relevant — значимый, Time bound — ограниченный во времени).

Из расшифровки аббревиатуры становится ясно, что при постановке задачи руководитель опирается на конкретные критерии. То есть, цель должна быть поставлена максимально конкретно, быть измерима в определённых показателях и достижима сотрудником за определённый срок.

Решение задач по принципу «ДМК» — Делегирование с учётом Мотивации и Квалификации.

В этой системе учитывается одновременно степень мотивации сотрудника и уровень квалификации. Руководитель ставит задачу в зависимости от высокой или низкой мотивации и квалификации, а результат достигается одним из 4 различных путей.

Делегирование не процесса, а результата

В этой модели руководитель фокусирует внимание на конечном продукте, который хочет получить от сотрудника. Способы достижения результата его не волнуют и исполнитель может использовать любые методы в своей работе.

У группы логических инструментов есть свои преимущества и недостатки:
Легко запомнить, так как обычно это аббревиатуры, простые памятки и инструкции;
Можно создавать внутренние корпоративные стандарты и визуализировать их на физических носителях;
Принесут пользу, если дисциплинированно и регулярно их применять по чёткому алгоритму;
Невозможно автоматизировать — приходится постоянно держать их в памяти и воспроизводить. Из-за этого смещается фокус внимания, а руководитель зацикливается на конкретном алгоритме. Возникает ощущение, что делегирование снова превращается в рутинный процесс;
Отнимает очень много сил и времени, потому что не работает без дисциплины, постоянного контроля и самоконтроля;
Каждого нового руководителя приходится заново обучать применять эти инструменты, автоматизировать процесс обучения невозможно;
Нет удобного единого хранилища задач, к которому можно обращаться.
Логические инструменты действительно могут упрощать процесс делегирования. Но ради этого вам придётся постоянно обращаться к созданным корпоративным инструкциям, памяткам, комиксам и другим регламентирующим документам.
Технический путь.

В этом случае руководить ищет некую волшебную программу, которая сделает процесс делегирования проще. Грубо говоря, поставил задачку в приложении и забыл — кто-нибудь выполнит.

Такие программы отличаются по уровню системности и сложности интерфейса.

CRM-системы: «Мегаплан», «Битрикс», «amoCRM».

Это полноценные программы не только для делегирования, но и для управления бизнесом. Они достаточно сложные, многоступенчатые и требуют полного погружения как руководителей, так и сотрудников. А обслуживание дорого обходится компании.

Планеры и доски: «Notion», «Trello», «Asana».

Небольшие отдельные инструменты, которые работают по принципу рабочей доски для всей команды. Они проще по сравнению с программами первого типа и имеют ограниченный функционал.

Чат-боты для Telegram.

Популярный в последние несколько лет инструмент. Интуитивно понятное управление, внутри которого руководитель ставит задачу сотруднику. А система постоянно напоминает ему о выполнении обязанностей.

Свои плюсы и минусы есть у каждого из описанных вариантов:
Действительно помогают оцифровать и автоматизировать процесс делегирования;
Позволяют хранить все задачи и планы в одном месте, доступ к которому есть у каждого сотрудника и руководителя;
Гибкие и подстраиваются практически под любую компанию и любую задачу;
Практически не существует готовых решений. Настройка занимает время и руководители зачастую не завершают её до конца;
Для полноценной и детальной настройки необходимо нанимать интегратора — человека, который будет выделенно заниматься настройкой;
Как показывает практика, сотрудники сопротивляются введению новой сложной системы и игнорируют её использование.
Технические инструменты упрощают и систематизируют процесс делегирования, но только при правильном и полноценном внедрении. Нужно потратить достаточно времени и денег, чтобы настроить любую из систем конкретно под свою компанию.
Понимаете, что нужно делегировать задачи, но никак не можете начать?

Получите бесплатную консультацию от специалиста «Эвологики».
Хочу консультацию
Что в итоге?

Нет правильного или неправильного подхода для автоматизации процессов делегирования.

Для своей компании вы можете использовать любой, а также смешивать их в разных сферах деятельности. К примеру, для делегирования начальникам отделов пользоваться приложением «Trello», а внутри отдела использовать краткую памятку.

Главное — опираться на основу, которая сделает любой подход эффективным и позволит избежать сбоев и сопротивления команды.
Верный путь.

Чтобы внедрить любую систему, будь она основана на логических или технических инструментах, необходимо разобрать делегирование на 4 этапа:
Руководитель ставит задачу сотруднику;
Сотрудник принимает задачу;
Руководитель осуществляет промежуточный контроль, в то время как сотрудник выполняет задачу;
Руководитель принимает финальный результат.
Как это сделать, можете прочитать в нашей прошлой статье.

Так вы встроите инструменты максимально эффективно. А команда поймёт — зачем и для чего вводятся новые системы.
Важно!

Не увлекайтесь системами делегирования, техническими инструментами и логическими средствами.
В погоне за выполнением большого количества задач вы можете смешать между собой понятия делегирования и бизнес-процессов. Делегирование задач, которые сотрудники должны системно и регулярно выполнять сами, снимает с них ответственность.

Наши коллеги из консалтинговой компании «Правила игры» рассказывали, как чрезмерное делегирование навредило одной компании.

Наёмный менеджер выстроил систему делегирования по всем правилам в своём отделе. В первый месяц команда успешно выполнила 100 поручений, во второй месяц — 300, в третий месяц — 600.

И на четвёртый месяц менеджера уволили.
Произошло это потому, что стали происходить сбои в бизнес-процессах. Сотрудники перестали самостоятельно выполнять регулярные задачи и ждали указаний от руководителя, который физически не мог ставить такое количество задач.

Поэтому работа в Эвологике всегда начинается с разграничения делегирования и бизнес-процессов. Мы выстраиваем делегирование только там, где оно действительно нужно.
Каждая из систем делегирования, будь она основана на логических или технических инструментах, достойна использования.

Но прежде, чем внедрять любой способ оптимизации, необходимо:
Разграничить бизнес-процессы и делегирование внутри компании;
Руководителю по этапам разобрать 4 стадии делегирования;
Найти слабые места в существующей системе через вовлечение сотрудников;
Избавиться от возникающих сбоев и проблем вместе с командой.
И, когда работа будет налажена, уже можно создавать удобную для вашей компании систему автоматизации.
Сделать первый шаг уже сейчас.

Одной из самых распространённых на сегодня систем стали планер-программы. Вы можете уже сейчас настроить такую систему в своей компании и провести тест-драйв делегирования задач для команды.

Мы подготовили краткое руководство по использованию популярного инструмента — программы «Trello».

«Trello» — это программное обеспечение, которое позволяет визуализировать и систематизировать работу всей команды. Как над отдельным проектом, так и внутри всей компании.

Существует версия для браузера, ПК и мобильных устройств.

Алгоритм работы.

Для начала работы необходимо создать рабочее пространство. Это происходит по простому алгоритму:
Создание доски;
Приглашение участников;
Создание и заполнение карточек;
Совершенствование основных и дополнительных элементов.
Разберём на примере алгоритм работы.

У нас есть проектный руководитель рекламного агентства. Он решил ставить и контролировать задачи своей команды с помощью «Trello». В агентство поступил запрос на продвижение продукта «Компании М», для которого и будет создана будущая доска.

Создание доски.

Доска — место организации всей работы, которое доступно всей команде проекта. Здесь хранится вся информация, выставляются сроки и напоминания, выполняется контроль за выполнением задач.

В нашем примере доска — отдельный проект (назовём его «Проект М»), а каждый столбец будет соответствовать должности сотрудника, который работает над проектом.
Общая характеристика интерфейса «Проекта М»
Приглашение участников.

Пригласить участников на доску можно 2 способами:

— С помощью поисковой строки, если вы знаете e-mail зарегистрированного в «Trello» пользователя;

— С помощью ссылки-приглашения.
Интерфейс приглашения участников на доску
Создание и заполнение карточек.

Настало время разобраться во внутреннем интерфейсе карточки.
Стандартная структура карточки
Рассмотрим принцип её заполнения на примере задачи таргетолога «Провести анализ покупателей продукта».

1. Добавление дедлайна.

С помощью вкладки «Даты» вы можете установить срок выполнения задачи — дату и точное время. А также установить напоминание, которое придёт участнику карточки.
Добавление дедлайна с помощью вкладки «Дата»
Если вы установили дедлайн, интерфейс будет меняться в зависимости от срока задачи:

— если срок истекает скоро, уведомление о дедлайне становится желтым;

— если задача просрочена — красным;

— если задача выполнена в срок — зелёным.

Чтобы задача считалась выполненной, нужно поставить галочку в соответствующей ячейке.
Изменение интерфейса карточки в зависимости от дедлайна
2. Добавление документов.

С помощью вкладки «Вложения» вы можете прикрепить необходимые документы или ссылки на них.
Добавление документов с помощью вкладки «Вложения»
3. Добавление чек-листов.

С помощью вкладки «Чек-лист» вы также можете добавить различные параметры.

Например, разбивку по критериям, что поможет точнее сформулировать задачу. Или пункты/стадии работы — так контроль за выполнением будет более точным, а вы всегда будете знать, на какой стадии находится задача.
Добавление чек-листа
4. Добавление меток.

Метки — отличный способ сортировать карточки по десяткам критериев. Выберите собственное обозначение для различных меток, чтобы оптимизировать работу внутри проекта.

К примеру:

Желтую метку ставит ответственный за выполнение задачи сотрудник, если задача ожидает проверки от руководителя;

Зеленую метку ставит постановщик, если задача принята без правок или уточнений;

Красную метку ставит постановщик, если задача не принята и нуждается в доработке.
Метки
Экспериментируйте и создавайте собственные метки, которые будут удобны вам и вашей команде. Подходите к процессу творчески!
Совершенствование основных и дополнительных элементов.

В «Trello» также есть очень удобные инструменты, которые автоматизируют и упрощают работу на площадке.

Один из них — режим просмотра.

С его помощью вы можете структурировать задачи по времени выполнения и датам, видеть геометки на карте, создавать собственные метрики.
Режимы просмотра
Ещё один из инструментов автоматизации задач — «Butler».

Это система настройки пользовательских команд, которые выполняются по нажатию одной кнопки. Они облегчат и ускорят рутинные задачи, вы и ваши сотрудники смогут эффективно расходовать время.
Если вы с командой уже пользуетесь онлайн-средствами для оптимизации или ведения документации, вы легко можете интегрировать свои наработки в «Trello».

Программа без труда интегрирует в доску данные из Dropbox, Google Drive, Evernote и других сервисов.
Интеграция данных в карточку через функцию «Вложения»
Эффективное делегирование.

Разберём работу в «Trello» с точки зрения 4 этапов успешного делегирования.

Руководитель ставит задачу сотруднику:
Назначить ответственных участников;
Поставить дедлайны и напоминания;
Прикрепить все необходимые документы, ресурсы для выполнения задачи;
Добавить подробное описание задачи.
Сотрудник принимает задачу:
Убедиться, что есть все необходимые ресурсы для выполнения задачи;
Оценить дедлайн с точки зрения своей загруженности и объёма работы;
Решить, что все этапы задачи ясны и понятны.
Если возникают вопросы, их можно обсудить с руководителем и командой в общем чате мессенджера или непосредственно в карточке во вкладке «Действия».

Метка того или иного цвета покажет, что задача нуждается в обсуждении.

Руководитель осуществляет промежуточный контроль:
Найти карточку.
Удобнее всего будет сделать это с помощью вкладки «Поиска карточек» в правом меню. Карточки можно искать по меткам, участникам и срокам выполнения.
Проверить соответствие дедлайнам и степень выполнения работ.
Благодаря меткам, чек-листу промежуточных задач и любым другим удобным для вас критериям.
Руководитель принимает задачу:

Если результат выполнен не на 100%, то постановщик задачи даёт обратную связь, разъясняет причины отказа и ставит новый дедлайн.

Если задача принята, карточку можно либо удалить, либо отправить в столбец «Выполнено».
Заключение.

«Trello» — удобная и многофункциональная программа, которая отлично подходит для работы в команде и делегирования.
Интуитивно понятный интерфейс помогает без долгого обучения влиться в работу. А прозрачный контроль задач упрощает работу и сотрудников, и руководителей. Даже базовых инструментов работы хватает, чтобы ускорить и значительно упростить работу в команде.
Выстраивайте процесс делегирования на основе 4 этапов в любой удобной для вас программе. Это поможет оптимизировать, значительно упростить и ускорить работу, а также избежать сбоев и недопонимания с командой.
Но если у вас всё же возникли трудности в построении успешного алгоритма делегирования — запишитесь на бесплатную диагностическую сессию с экспертом компании «Evologika».

Мы проведём аудит вашей компании, отыщем сбои и поможем выстроить систему делегирования. А затем найдём новые точки роста для вашего бизнеса. Чтобы сделать шаг в развитии и увеличить показатели компании.
Персональный разбор

Юрий Кравец
Автор статьи
Получите больше полезной информации о бизнесе и управлении персоналом:

Подпишитесь на нашу рассылку

Следите за нашими мероприятиями