Оставьте свои данные,
и мы свяжемся с вами в ближайшее время!
Нажимая кнопку "ОТПРАВИТЬ", вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности
Подпишитесь на нашу рассылку
Обещаем не спамить, а присылать только полезные статьи и важную информацию!
Нажимая кнопку "ОТПРАВИТЬ", вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Основы делегирования

Как избавиться от рутины за 4 простых шага
Каждый предприниматель, чтобы избавиться от операционки, принимает решение делегировать какие-либо задачи. Но желание уйти от рутины зачастую оборачивается новыми проблемами.

Срывы сроков, несоответствие «ожидание / реальность» в результатах, бесконечные вопросы и уточнения от сотрудников. Вместо долгожданного отдыха, личных стратегических задач и масштабирования вы снова и снова тратите время на тотальный контроль за сотрудниками.

И желание делегироваться сменяется мыслями «Сделаю сам, так надёжнее и быстрее».
Любую систему делегирования могут разрушить 2 фактора:

— Смешение понятий «делегирование» и «бизнес-процессы»;

— Несоблюдение 4 важнейших этапов делегирования.
Разберёмся в деталях.

Руководители часто не понимают, что делегирование и бизнес-процессы — это два кардинально разных действия. И в результате выбирают заведомо неправильный путь решения.

Делегирование — процесс, в котором руководитель ставит сотруднику любую разовую задачу, которая раньше в компании не повторялась.

Бизнес-процессы — это повторяющаяся деятельность, которая выполняется по одинаковому алгоритму.
Если вы делегируете там, где нужно создать автоматизированный бизнес-процесс, не ждите самостоятельности от своей команды. Сотрудники будут снимать с себя ответственность и на регулярной основе ждать от вас указаний к каждому своему шагу.

Итог — все операционные и рутинные процессы будут работать только под вашим непосредственным контролем. А значит, снова будут отнимать кучу времени и ресурсов. Уйти от рутины, стресса и операционки не получится.

Как только вы начнёте разграничивать эти понятия и разделите задачи на регулярные и разовые, в бизнесе начнёт появляться чёткая и понятная система.

В этой статье мы разберёмся с правильной и эффективной постановкой разовых задач. Автоматизация и бизнес-процессы достойны более пристального рассмотрения в самостоятельной статье.
4 стадии успешного делегирования.

Для того, чтобы успешно делегировать любую разовую задачу, нужно соблюдать 4 конкретных этапа. Так вы сведёте риски к минимуму и начнёте стабильно передавать часть своих обязанностей сотрудникам.
Руководитель ставит задачу сотруднику;
Сотрудник принимает задачу;
Руководитель осуществляет промежуточный контроль, в то время как сотрудник выполняет задачу;
Руководитель принимает финальный результат.
Казалось бы, в этой схеме невозможно запутаться. Но даже малейший сбой на одном из этапов приведёт к неправильному выполнению элементарных задач.
Запишитесь на диагностическую сессию и получите бесплатный аудит вашего бизнеса от специалиста «Эвологики».
Хочу бесплатный аудит
Разберём на примере.

— Ошибка: Руководитель некорректно ставит задачу: упускает детали, не уточняет сроки завершения, не даёт необходимых документов для работы.

Необходимо найти подрядчика для ремонтных работ в офисе. Постановщик-руководитель не уточняет смету, не озвучивает бюджет.

— Ошибка: Во время приёма задачи исполнитель не задаёт уточняющие вопросы, не до конца понимает суть делегированной ему работы.

Сотрудник решает взять ответственность на себя и самостоятельно выбрать подрядчика на основе своего опыта.

— Ошибка: В процессе выполнения задачи руководитель не проводит промежуточный контроль, хотя работа выполняется неправильно.

Исполнитель подписывает договор с подрядчиком, составляет смету без опоры на исходный бюджет, прописывает план работы.

— Ошибка: Во время финальной приёмки руководитель не осуществляет её по правилам и считает задачу выполненной.

Договор подряда подписан, ремонтные работы в офисе начаты, но вместо шпаклёвки стен рабочие их сносят.
Одна ошибка и вы снова сталкиваетесь с рядом проблем, которые всё глубже и глубже закапывают вас в рутину:

— Затянутые сроки выполнение задачи;

— Достижение неполного или противоположного результата;

— Включение вас в однообразную работу.

И даже если попытаться внедрить какую-либо систему делегирования или отправить сотрудников или руководителей на обучающие тренинги, отладить процесс это не поможет. В основе всегда лежат 4 этих этапа.
Вспомните, когда в последний раз ваше поручение выполнялось неверно.

Разберите ситуацию по 4 ключевым этапам и вы точно найдёте причину неудачи.
Как выявить ошибки и предотвратить их появление?

Руководителю лично разобраться в проблемах будет затруднительно. Можно часами сидеть в запертом кабинете, ходить на тренинги, внедрять чьи-то программы, ругать и штрафовать сотрудников. Но решить проблему не удастся.

Как понять, где возникает «сбой»?

Как провести профилактику и наладить процесс делегирования?

Как воспитать ответственную команду, которая сама может принимать решения и не требовать от вас постоянного присутствия?

Чтобы ответить на все эти вопросы, нужно опираться на 4 этапа делегирования и выстроить систему вместе со своей командой. Потому что...
В нашем случае это значит, что суммарный опыт вашей команды превосходит ваш личный. Другими словами, вы просто не способны посмотреть на проблему с разных стороны, а группа из 5-10 человек сделает это легко.

Поэтому при детальном разборе неполадок системы мы в Эвологике организуем общий мозговой штурм.

Как провести:
На онлайн или оффлайн-площадке соберите лидеров мнений, руководителей отделов — всех ключевых сотрудников компании.
Под каждую из 4 стадий делегирования подготовьте по одному листу флип-чарта и разделите каждый пополам с заголовками: «Ошибки» и «Решение».
В первом столбце выпишите все ошибки, проблемы, недопонимания. При этом соблюдайте правило — первой высказывается команда, последним высказывается собственник. Ведь вы можете даже не подозревать о проблемах, которые возникают у сотрудников.
После заполнения первого столбца по каждому из 4 этапов, начните общий поиск решений — что необходимо изменить, чтобы не допускать ошибки впредь.
В конце штурма у вас появится не меньше 20-30 вариантов решения и организации работы. Вы могли о них даже не задумываться!
Пример разбора клиентских ошибок на стратегической сессии
При таком алгоритме работы вы решаете 3 проблемы сразу:

— Выявляете неполадки в своей системе делегирования;

— Получаете готовые решения, которые экологично встроятся в систему сотрудниками;

— Повышаете осознанность команды и воспитываете в работниках ответственность.

Например:

Руководитель некорректно ставит изначальную задачу — создаём памятку руководителю.

Исполнители срывают сроки и забывают о поставленных задачах — внедряем систему напоминаний.

Возникают вопросы при приёме задачи — каждая приёмка теперь заканчивается вопросом от руководителя «Все ли аспекты задачи понятны?»

Завершением штурма будет протокол внедрения.

В нём для каждой задачи есть 3 конкретных пункта:

— Что необходимо сделать?

— Кто отвечает за выполнение?

— Когда будет выполнена задача?

Что? Оформить правила внедрения приёма любой задачи в виде PDF-памятки.

Кто? Руководитель отдела маркетинга — Сергей.

Когда? В течение недели с момента встречи.

Если проводить подобные встречи раз в полгода, процесс делегирования рутинных задач будет работать как часы. В начале работы такие встречи можно проводить чаще. Особенно, если в процессе работы озвученные проблемы не решаются.
Изменить мышление — изменить систему к лучшему.

По нашему опыту предприниматели не знают или упускают из виду 4 этапа делегирования. Они ищут решение не в своих навыках управленца, а «волшебных таблетках» от гуру, каких-то программах автоматизации.

Это приводит к застою и накоплению всё новых и новых проблем.
Поэтому в первую очередь нужно изменить мышление и выработать у себя навык делегирования. Только после этого можно находить, перенимать и внедрять в своей компании различные системы и программы.
В такой ситуации оказался участник коуч-группы «Эвологики»:
Клиент не провёл анализ ситуации и сразу начал искать заведомо неправильное решение вне своей системы. Как только он разложил свою работу по 4 этапам, то увидел конкретные проблемы и вообще отказался от внедрения программы.

Оказалось, что затык возникал уже на первых двух этапах.
В чём секрет делегирования в «Эвологике»?

Мы хотим также рассказать, как это работает у нас — внутри компании «Эвологика».

У нас нет никаких систем контроля задач. Вместо этого — чёткие и прозрачные правила, которые мы приняли в команде через описанный выше алгоритм. Нам пришлось провести 3-4 встречи, чтобы правила стабильно заработали.

Такой формат работы можно применять для любых задач в компании — описание процессов, отладка структуры, разработка системы мотивации и так далее.

С его помощью вы:

— Воспитываете ответственную команду, которая принимает решения сообща;

— Экологично и безболезненно для сотрудников внедряете нововведения;

— Снимаете с себя ряд задач по отладке различных процессов в компании.
Делегирование — один из 50 инструментов, которые мы в «Эвологике» помогаем внедрить и использовать для роста и развития компании. А вовлечение помогает нам идти по пути эволюции, а не революции, скачкообразных изменений и насильственного внедрения разных решений.
На индивидуальных консалтинг-сессиях мы разбираем, какие именно инструменты необходимы владельцу бизнеса и как правильно включить их в работу компании.

Запишитесь на бесплатную диагностическую сессию и получите персональный разбор вашего бизнеса.
Персональный разбор

Юрий Кравец
Автор статьи
Получите больше полезной информации о бизнесе и управлении персоналом:

Подпишитесь на нашу рассылку

Следите за нашими мероприятиями