Оставьте свои данные,
и мы свяжемся с вами в ближайшее время!
Нажимая кнопку "ОТПРАВИТЬ", вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности
Подпишитесь на нашу рассылку
Обещаем не спамить, а присылать только полезные статьи и важную информацию!
Нажимая кнопку "ОТПРАВИТЬ", вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Выстраиваем делегирование за 3 месяца и правильно мотивируем сотрудников

Как свести ошибки в процессе делегирования к нулю и выстроить идеальную систему
Делегирование может решить множество проблем. От ежедневной рутины до вывода компании на новый виток стратегического развития.

Но даже когда процесс делегирования налажен и встроен в команду, могут возникнуть неприятные ситуации. Риск ошибок и даже саботажа существует всегда. И руководителю важно вовремя выявить их, исправить и не вернуться к ситуации «Проще и надёжнее сделать самому».

Особенно сложно справиться с проблемами, если в голове неправильные ожидания относительного того, сколько занимает полноценная отладка всех процессов.

В этой статье разберём самые частые проблемы в делегировании и расставим точки над i в вопросе «Как быстро система заработает без ошибок?».
9 причин, которые могут разрушить идеальную систему.

Даже если вы выстроили делегирование на основе 4 этапов, которые мы разбирали в прошлой статье, проблемы всё равно могут возникнуть.

Мы выбрали самые частые ошибки, с которыми встречались на практике. И подобрали оптимальные решение.
Недоработки в правилах делегирования.
Руководитель ставит невыполнимые сроки, а четкого правила по этой части в системе не предусмотрено. Сотрудник из-за недостатка опыта или знаний не может выполнить поручение на 100%.
Переизбыток правил делегирования.
Согласно правилам, исполнитель должен присылать промежуточные отчёты по задаче каждые 10 часов. Он забывает, не выполняет и в итоге получает выговор.
Невыполнимые правила делегирования.
Установили правило, что при приёмке исполнитель должен оценить, хватает ли ему ресурсов для выполнения. Но сделать это можно только после полноценного анализа задачи, который занимает время.
Несоблюдение правил руководителем.
Руководитель обещал прислать материалы к задаче, но не сделал этого вовремя и не сдвинул срок сдачи задачи для сотрудника. Таким образом сам нарушил правила.
Несоблюдение правил сотрудником.
Сотрудник систематически не заполняет отчёты или допускает критические ошибки во время выполнения задач.
Низкая мотивация сотрудника.
Сотрудник откладывает до последнего выполнение задачи и допускает кучу ошибок в конечном результате или просто делает спустя рукава.
Низкая компетенция сотрудника.
Новички тратят на выполнение задачи 2 дня, а опытные сотрудники — меньше суток. Первые срывают сроки, так как в правилах делегирования прописаны именно сутки.
Отсутствие доверия у руководителя.
Руководитель требует промежуточные отчёты, чтобы быть уверенным в правильности выполнения задачи. И отнимает время у сотрудников, которые заняты более важными вещами.
Чрезмерное доверие руководителя.
Руководитель ввёл правила и резко отпустил ситуацию. Члены команды переживают за правильность хода работы и сдают ненужные промежуточные отчёты. Они теряют время, нервничают и снова вовлекают в процесс руководителя.
Как решить каждую из проблем?

Существует 2 эффективных способа:

— Индивидуальная беседа с сотрудником;

— Коллективное обсуждение и корректировка.

Последний наиболее эффективен, если вы хотите добиться быстрых результатов во всей компании сразу. Так как вы с сотрудниками можете быстро найти проблемы с обеих сторон, предложить варианты их решений и тут же внедрить в работу.
Важно помнить, что ни один управленческий инструмент, который мы внедряем, не заработает с первого раза. Волшебной таблетки в менеджменте просто не существует.
Для отражения этого факта родилась концепция Уильяма Деминга и Уолтера Шухарта: любые изменения «приживаются» только после серии циклов.
4 стадии цикла Деминга-Шухарта: как непрерывно улучшать систему.

Цикл Деминга-Шухарта или PDCA-цикл (Plan-Do-Check-Act) — это важная модель мышления руководителя. Она состоит из 4 стадий, каждая из которых отвечает за определенный этап внедрения любого инструмента.
Как применить цикл PDCA для улучшения процесса делегирования:
Планирование (Plan).
На этой стадии цикла мы ставим цели и определяем задачи, которые помогут их достичь.

В вашем случае вы проводите мозговой штурм с сотрудниками компании и разбираете процесс делегирования по 4 главным этапам. Утверждаете правила делегирования и запускаете их в работу.
Выполнение (Do).
Соответственно, выполняем необходимые задачи! На этом этапе важно дать сотрудникам время внедрить нововведения в работу.

Начните работу по новым регламентам делегирования, привыкните к их использованию. Ставьте задачи и старайтесь не контролировать каждый шаг. Дайте сотрудникам взять на себя ответственность.
Проверка (Check).
На этом этапе мы собираем обратную связь и проводим контроль результатов на основе ключевых показателей эффективности.

Сотрудник N выполнил только 30% задач, в то время как Сотрудник X выполнил 90% задач. Выявите отклонения и их причины, проанализируйте результаты в целом и соберите впечатления от команды.
Воздействие (Act).
Здесь необходимо устранить причины тех сбоев, которые мы выявили ранее. Понять, как скорректировать работу, чтобы не допустить новых сбоев.

Организуйте новое совещание и вместе с командой подберите решение для существующих проблем. Важно не единолично искать выход из критической ситуации, а действовать вместе с командой. И снова по 4 этапам делегирования.
После одного цикла мы идём на второй круг и повторяем ту же последовательность PDCA, чтобы уже в новых регламентах выявить слабые места.

Вы совершенствуете процесс делегирования, избавляетесь от саботажа команды и создаёте комфортные условия работы и для себя, и для своих сотрудников.

По статистике внедрение любого нового инструмента для команды занимает примерно 3-4 цикла. Его можно повторять, например, каждый месяц, чтобы сотрудники успели привыкнуть к правилам и определить, какие из них им не подходят.

Итак, как свести любые ошибки в процессе делегирования к минимуму?

— Разработать правила и начать делегировать задачи по-новому;

— Дать время для проверки правил в работе;

— Собрать обратную связь от сотрудников и оценить другие результаты;

— Провести совместный мозговой штурм;

— Найти решение для выявленных проблем;

— Повторить цикл 3-4 раза и избавиться от ошибок.
Скорость внедрения зависит от того, как часто вы встречаетесь с командой. Но проводить штурмы каждую неделю бесполезно. Закладывайте на каждую итерацию минимум 2-3 недели.
А чтобы команда была вовлечена в процесс отладки системы делегирования на 100%, необходима дополнительная мотивация.
Уже пытались делегировать задачи, но ни к чему хорошему это не привело? Вроде делаете все правильно, но чувствуете, что в чем-то ошибаетесь?

Получите бесплатную консультацию от специалиста «Эвологики».
Хочу консультацию
Вовлечение команды через финансовую и нефинансовую мотивацию.

Мы подошли к одному из важнейших элементов работы с сотрудниками.

Мы принимаем новые правила и регламенты, и за их выполнением нужно следить. Вознаграждать сотрудников за качественную и своевременную работу, а также стимулировать ответственно относиться к любым правилам.

Перед тем как вводить поощрения и штрафы, нужно выработать систему оценки эффективности каждого сотрудника.

Система должна отвечать 3 критериям:

— Максимально прозрачная и понятная для каждого сотрудника;

— Полностью автоматизированая для создания регулярных отчётов;

— Реализуется регулярно и без сбоев со стороны руководства.

Самый простой критерий оценки, который удовлетворяет этим требованиям — процент своевременно выполненных поручений в установленный срок. Вам необходимо настроить регулярный отчет, в котором будет учтена каждая задача вместе с плановым и фактическим сроком выполнения.

Для этого отлично подойдёт программа «Trello», которую мы подробно разбирали в одной из прошлых статей. Использование этой программы поможет фиксировать в одном месте все дедлайны и фактические сроки выполнения задачи.

Когда у вас есть отчет с процентом своевременно выполненных задач по каждому сотруднику, можно перейти к различным видам мотивации — финансовой и нефинансовой.
Виды финансовой мотивации:

Конечно, это денежный бонус, который можно заработать благодаря выполнению задач. Для реализации можно установить несколько вариантов мотивации:

— Соревнование.

Сотрудник, чей процент выполнения задач выше, чем у других, получает разовую премию в конце месяца.

— Регулярное премирование.

Присваивать премию каждому сотруднику в зависимости от процента выполнения задач. 100% — премия в полном объёме. 80-100% премия в два раза ниже. 80%< — без премии в этом месяце.

Принцип финансового вознаграждения конкретно для вашей компании вы можете создать на мозговом штурме со своими сотрудниками.
Виды нефинансовой мотивации:

Вариантов нефинансовой мотивации в разы больше. И они не менее эффективны, чем денежное вознаграждение.

Проще всего взять за основу Теорию Y Дугласа МакГрегора о мотивации людей.

Её суть в том, что изначально каждый сотрудник амбициозен и стремится достигать высоких результатов. И при благоприятных условиях сотрудники будут стремиться работать лучше даже без высокого денежного вознаграждения.

В этом помогут 4 уровня нефинансовой мотивации:
На каждом из уровней можно мотивировать сотрудника с привязкой к его показателю — проценту своевременно выполненных задач.

Диалог с сотрудником.

Вызовите человека на личную беседу и оцените его труд вербальной похвалой. Отметьте его результаты по выполнению задач. Это стимулирует работника брать на себя больше ответственности и стремиться еще качественнее выполнять задачи.

Статус и должность.

Поддерживайте чувство важности человека и покажите, что он очень ценен для компании с помощью должности. Повышайте статус человека, если он ответственно относится к своим задачам.

Профессиональный рост.

Позвольте сотруднику обучаться и изучать новое на работе, чтобы он мог улучшать свои навыки и повышать квалификацию. Вы можете отправлять наиболее ответственных сотрудников на дополнительные курсы.

Карьерная лестница.

Покажите человеку карьерные перспективы, которые его ждут в награду за качественную работу. Объясните ему, что ответственное он относится к задачам, тем быстрее получит заветное повышение.

Ответственность.

Давайте сотруднику задачи, которые подразумевают высокий уровень ответственности: обучение новых сотрудников, стажировка или инновационные проекты. Причем более ответственные поручения нужно давать тем сотрудникам, которые лучше справляются с поставленными задачами.

Интересная и сложная работа.

Новые задачи в круговороте рутины помогут сотруднику реализовать творческий потенциал и работать эффективнее. Показывайте всему коллективу, что чем ответственнее они относятся к задачам, тем более интересную работу они будут получать.

Публичное признание.

Устраивайте соревнования по показателям эффективности и публично награждайте того, кто оказался на вершине турнирной таблицы. Важно учитывать и качество выполнения, и срок — это поможет сделать автоматизированная система отчётов.

Похвала.

Вне соревнования покажите всему коллективу, что тот или иной сотрудник работает качественно и эффективно. Это сильно мотивирует как «победителя», так и остальных работников выполнять делегированные поручения.
Подведём итоги.

В любой компании могут возникать сбои и проблемы в системе делегирования. Это естественный процесс, в котором вам нужно отладить правила вместе с командой.

Сделайте это с помощью цикла PDCA. Обычно это занимает 3 месяца до полной отладки.

А чтобы сотрудники не саботировали новые регламенты используйте финансовое или нефинансовое поощрение.
В компании «Эвологика» мы выстраиваем процесс делегирования всего за 3 недели.

А далее сотрудники и руководитель только совершенствуют систему в мельчайших деталях и подгоняют её под изменения в компании.

На бесплатной консультации мы проанализируем текущую ситуацию и подберём для вас идеальные условия внедрения нового инструмента. Чтобы в вашей жизни стало меньше рутины и больше времени на себя, близких и полноценный отдых!
Хочу консультацию

Юрий Кравец
Автор статьи
Получите больше полезной информации о бизнесе и управлении персоналом:

Подпишитесь на нашу рассылку

Следите за нашими мероприятиями